У жовтні минулого року в Україні змінилось законодавство, що стосується підприємців. Точніше набув чинності закон № 8401, який надає можливість працівникам податкової виписувати штрафи за відсутність каси. Тому знову постає питання про реєстраційні каси.
На сьогодні є дві можливості: фізичний (РРО) або програмний (ПРРО) апарат. І як показує практика, багато бізнесменів вибирають саме другий варіант. Наприклад, в серпні минулого року Державна податкова служба зареєструвала близько 4,7 тисяч РРО і майже в чотири рази більше (19,2 тисячі) ПРРО. Тож давайте розберемося в тому, як працює програмний реєстратор, і чому ж підприємці обирають його.
Що таке програмний ПРРО?
Абревіатура ПРРО розшифровується, як програмний реєстратор розрахункових операцій. За своєю суттю це є повна аналогія фізичних касових апаратів, які також називаються РРО. Проте в такому випадку не доведеться витрачати великі гроші на придбання обладнання, а потім ще й утримувати його. Значно дешевше придбати ліцензію на ПРРО. Тим більше, що ДПС України надає безкоштовне програмне забезпечення. Та все ж таки воно не таке зручне, як в деяких приватних операторів, наприклад, в Checkbox. Щоб програмне РРО для ФОПів працювало, знадобиться комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон чи інший гаджет, в якого є відповідна операційна система. Після інсталяції ПЗ, підприємець матиме змогу створювати чеки. Це значно полегшує фіскалізацію.
При цьому електронні чеки мають таку саму юридичну силу, що й звичайні паперові. Вони відправляються клієнту на email чи навіть в месенджер. Та незважаючи на це, багато підприємців додатково їх роздруковують, для чого потрібно купити спеціальний принтер (його ціна приблизно 2 тисячі гривень). В такому випадку магазин не тільки надсилає електронний чек, а ще й додає у відправлення його паперовий аналог. Але зайвого клопоту можна позбутися. Цілком достатньо надіслати електронний чек покупцю.
Здебільшого ПРРО розраховані на те, щоб працювати в онлайні, проте за необхідності сервісом можна скористатися і в режимі офлайн. Працює він наступним чином:
- Програма генерує чек та надсилає його на фіскальний сервер.
- Чеку присвоюється унікальний номер.
- Чек видається споживачу в електронному або паперовому вигляді.
Проте зв’язок с сервером може обірватися. На такий випадок в ПРРО є запас на дві тисячі номерів. В такому випадку програма автономно присвоює чекам номера, а коли зв’язок поновиться, всі дані завантажуються на сервер. У відповідь сервер поповнює запас номерів. Проте є обмеження роботи офлайн за часом. Такий режим може діяти не довше 36 годин поспіль, або 168 годин на місяць.
Переваги використання ПРРО для бізнесу
Популярність ПРРО можна пояснити наступними їх перевагами над фізичним касовим апаратом:
- Вартість. Вартість ПЗ та щомісячна оплата сервісу буде набагато меншою, ніж використання фізичного касового апарату. В другому випадку доведеться заплатити за обладнання, сплачувати обслуговування та купувати касову стрічку;
- Зареєструвати ПРРО можна онлайн, на що піде не більше одного дня. Для встановлення РРО потрібно звертатися в Державну податкову службу та Центр сервісного обслуговування. На цю бюрократію часом йде до п’яти днів;
- Онлайн-касу просто налаштувати та обслуговувати. Щоб використовувати фізичну касу, доведеться підписувати договір з ЦСО. ПРРО налаштовується і обслуговується віддалено без договорів;
- Можливість інтеграції в електронну екосистему підприємства;
- Електрона каса автоматично створює звіти;
- Можна працювати, як онлайн, так і офлайн;
- Не потребує опломбування;
Можуть використовувати, як фізичні, так і юридичні особи.