Организаторы мероприятий знают, что эффективное управление временем – это ключ к успешному событию. Но когда на носу новогодние и рождественские праздники, успеть все становится достаточно сложно. Специалисты UBI Конференц Холл подготовили 5 действенных советов по управлению временем, которые помогут вам справиться со всеми задачами.
Как эффективно управлять временем?
Используйте приложения
Порой бывает так, что вам нужно забронировать помещение для тренинга, заказать кейтеринг, отправить рассылку потенциальным клиентам, купить новые стулья и сделать все это буквально за день. Как не о чем не забыть? Вам не обязательно просить помощи таких же занятых коллег. Вы можете использовать специальные организационные приложения, которые помогут расставить приоритеты и сосредоточиться на работе над ними. Приведем список самых популярных инструментов экономии времени:
Zapier — этот инструмент автоматически перемещает информацию между вашими веб-приложениями.
Mailchimp — инструмент для электронной почты, который позволяет избежать утомительной загрузки данных.
Yesware — надстройка электронной почты, которая контролирует, открывают ли люди ваши письма и отвечают ли они на них.
Asana – приложение, в котором можно создавать индивидуальные и коллективные списки дел, организовывать задания в проектах и прикреплять файлы.
Evernote — позволяет записывать мысли, задачи и получать доступ к ним на всех устройствах.
Everhour — программное обеспечение для отслеживания времени и оценки, которое может оптимизировать работу с почасовыми подрядчиками.
G Suite — включает Gmail, Google Docs, Google Диск и Google Cal, которые созданы для совместной работы.
Пишите расписание дня/недели/месяца
Когда вы занимаетесь организацией мероприятий, планирование дня может повысить вашу эффективность и расставить приоритеты. После того, как вы определили свои ежедневные задачи, вы можете установить цели на неделю и месяц. Чувствуете, что перегрузили себя задачами? Создайте список с пятиминутными делами, которые могут выполняться всякий раз, когда у вас есть свободное время.
Откажитесь от лишних планов
Допустим, вашей задачей на сегодня является найти большой конференц-зал на 200 человек. Все ваши мысли направлены именно на то, чтобы заказать максимально подходящее помещение, имеющее все необходимое для размещения ваших гостей. И вдруг вам начинают звонить, просить о деловой встрече и т.д. Не бойтесь переложить эти дела на кого-то из своих коллег или вовсе от них отказаться. Да, возможно иногда вам придется перенести свои задачи или переставить приоритеты, но делайте это максимально редко. Оберегайте свой рабочий график, чтобы беспрепятственно сосредоточиться на задачах, вписанных в список ваших ежедневных дел.
Обеспечьте всем доступ к информации
При организации мероприятий нет ничего важнее общения и работы в команде. Доступ всех членов коллектива к информации позволит значительно сэкономить время на поиск необходимых документов и данных. Кроме того, все сотрудники компании должны быть осведомлены в делах, происходящих при организации события, чтобы в любое время «подхватить» задачи коллег.
Следуйте правилу 80/20
Когда перед вами список из десятка задач, трудно понять, с чего стоит начать. Чтобы правильно расставить приоритеты, вы можете использовать правило 80/20.
Правило предполагает, что вы должны понять, какие задачи из вашего списка повлияют непосредственно на успех мероприятия. Это и будет теми 80% вашего успеха. Менее важные дела вы можете внести в конец списка.
Надеемся, что советы помогут вам правильно использовать свое рабочее время, сделав подготовку к мероприятиям легкой и спланированной.