Крупным компаниям свойственно вести частые переговоры со своими партнёрами, что налагает ответственность на планирование времени и загруженности переговорных комнат. Количество помещений в любом случае ограничено, поэтому рационализация их использования может иметь большое значение. С этой целью сегодня всё активней используются так называемые системы бронирования переговорных комнат.
Как выглядит система бронирования?
Обычно система бронирования переговорных комнат выполнена в формате сенсорного дисплея, где отображается график занятости переговорной с возможностью ввода непосредственно с экрана. Иллюстрация классического 8 –ми дюймового сенсора находится по адресу https://avexpert.com.ua/equipment/sistema-dlya-bronirovaniya-peregovornyh-komnat/. Она имеет исчерпывающий функционал, достаточный для планирования работы переговорных помещений.
Что могут системы бронирования?
Функционал системы бронирования переговорных комнат должен соответствовать основным потребностям регулирования загруженности помещений. Даже минимальный перечень функций должен включать:
- отображение графика занятости на неделю;
- возможность резервирования на календарный месяц;
- цветовую индикацию переговорной комнаты на экране;
- возможность оперативного резервирования с панели и мобильных устройств;
- авторизацию пользователей (с помощью NFC карт или через распознание лица);
- возможность подтверждения встречи в определённом интервале до начала переговоров;
- службу просмотра резервов других переговорных комнат.
Можно с уверенностью сказать, что данного функционала вполне достаточно для автоматизации работы переговорных комнат.
Преимущества для больших компаний
Собственно, системы бронирования переговорных комнат нужны только крупным компаниям и офисным центрам. Оптимизация загрузки помещений позволяет снизить показатель с 50% до 20%. Кроме того, многие системы управляются удалённо при помощи мобильных приложений.
Все это делает внедрение подобных технологий очень выгодным. В том числе можно достичь таких положительных моментов:
- экономия электроэнергии обслуживания переговорных комнат;
- оптимизация эксплуатации мультимедийного оборудования;
- повышение эффективности переговорных помещений;
- рационализация загрузки всех переговорных помещений.
В результате все сотрудники получают отличный инструмент анализа и принятия решений по распределению переговорных мероприятий. Внедрение систем бронирования переговорных комнат исключает путаницы с расписанием, двойные бронирования помещений и сорванные переговоры.